Cải tổ hệ thống công nghệ của công ty

Những phần mềm công ty mình đang dùng - và chi phí phải trả cho từng cái

Đây là phần phụ của bài này.

Notion

Mô tả:

Đây là phần mềm công ty mình dùng khá nhiều và mọi người khá thích dùng, vì nó hữu ích cho công việc, và cả cho cá nhân nữa.
Notion được cái là ko rườm rà, giao diện tối giản, cơ chế block-by-block khá linh hoạt, và cơ chế page-in-page cũng giúp làm tài liệu khá thích.
Các tài liệu trên Notion có thể dễ dàng share với người ngoài, hoặc thậm chí làm cả 1 website luôn.
Chức năng database của Notion rất mạnh, giúp dễ dàng quản lý data và làm các mini-tool (tuy nhiên ko mạnh bằng Airtable)
Có thể làm được rất nhiều thứ trong Notion, như: quản lý dự án, soạn thảo các văn bản nội bộ, quy trình, sổ tay nhân viên, bảng tin tuyển dụng, làm các công cụ đơn giản, quản lý thông tin qua database ...

Chi phí:

Bọn mình dùng gói PLUS, giá trả theo tháng là 12$ ~ 320k VND cho mỗi user.
Công ty mình dùng 7 paid-users, còn lại là khoảng 50 free-users.

Vấn đề bọn mình gặp phải với Notion:

Chính sự tự do của Notion cũng là 1 điểm yếu của nó: nhiều khi mọi thứ bị lộn xộn và loạn, dẫn đến khó kiểm soát, khó tìm cái mình cần.
Do có đến 50 free-users, gọi là dùng "ké", nên việc phân quyền trong Notion của công ty mình gặp nhiều khó khăn, khá mất thời gian.
Chức năng database của Notion tốt, nhưng có nhiều giới hạn, nên là nhiều công cụ xây lên nhưng ko dùng được triệt để, hoặc bỏ giữa chừng.

Kết luận:

Vẫn thích dùng Notion, nhưng sẽ cần sắp xếp lại cho khoa học hơn, đơn giản hơn và đỡ bị rối.

Minh họa công ty mình dùng Notion như thế nào:

*Tất cả những tool xây bằng Notion là do bên mình tự xây hoàn toàn.

Làm sổ tay nhân viên, share trong nội bộ công ty, ai cũng có thể truy cập được:

Làm bảng tin nội bộ, xong share thẳng với nhân viên, có thể post link bài qua Zalo:

Làm bảng tin tuyển dụng: liên thông từ đề xuất tuyển dụng, đến danh sách các vị trí cần tuyển, mô tả công việc, và website dành cho các ứng viên xem thông tin tuyển dụng:

Làm các portal tổng hợp thông tin trong từng mảng công việc. Ví dụ như ở dưới là các vấn đề liên quan đến quản lý đối tác thuê mặt bằng, hợp tác kinh doanh:

Quản lý công việc, quản lý dự án:

Làm các tài liệu đào tạo, quy trình, soạn thảo xong là có thể share thẳng với nhân viên:

Airtable

Mô tả:

Airtable là công cụ quản lý database dành cho người ko chuyên tốt nhất hiện nay, và thật sự là mình rất thích cái này, và càng ngày càng thấy nó hữu ích. Từ khi dùng Airtable cảm thấy đầu óc khoa học hẳn, và thay đổi hẳn cách làm việc, cách xử lý thông tin trong công việc.
Mình ứng dụng Airtable nhiều trong công việc, chủ yếu là lưu trữ, phân tích data và làm các công cụ phục vụ công việc liên quan đến data. Airtable cho mình 1 cảm giác rất tự do, muốn làm gì cũng được, miễn là hiểu logic của database. Và trước đây có những thứ khó ko hiểu và ko làm được, nhưng giờ cái gì trên Airtable khó quá thì hỏi ChatGPT, nó trả lời trên cả tuyệt vời luôn. Cảm giác mình được unlock thêm nhiều phần sức mạnh 😂
Từ khi dùng Airtable thì gần như mình ít dùng hẳn Google Sheets để làm các dữ liệu lớn và quan trọng, và đang có xu hướng chuyển các database từ Notion sang Airtable.
Ngoài công việc, thì mình cũng ứng dụng Airtable vào quản lý BMW Car Club Vietnam, và thấy cực kỳ hiệu quả.
Hiện nay, có rất nhiều công cụ no-code giúp có thể làm app, website với data từ Airtable đồng bộ qua, và bên mình chọn Softr (xem thêm chi tiết ở bên dưới) - 2 con Airtable và Softr đúng là song kiếm hợp bích, đáng từng đồng tiền.

Chi phí:

Bên mình đang dùng Airtable gói Business, 53$ ~ 1.4tr VND / user / tháng.
Có 3 paid-users, trong đó 1 account admin để quản lý và xây dựng khung data, khung app, còn 2 user khác để làm việc. Các user kia được tạo cho các phòng ban dùng chung, chứ với giá này mà mỗi nhân viên hoặc mỗi quản lý 1 account riêng thì thấy hơi đắt.

Vấn đề bọn mình đang gặp phải với Airtable:

Chi phí user hơi cao, nên ko thể tạo nhiều user và phân quyền riêng biệt được, do đó việc sử dụng bị hạn chế khá nhiều.

Kết luận:

Sẽ chuyển tất cả các database quan trọng lên Airtable, và sử dụng các công cụ làm front-end như Softr để làm các app nội bộ cho công ty.
Vẫn sẽ sử dụng nhiều Airtable cho 1 số công việc chủ yếu là phân tích data.
Mấy nữa AI mà mạnh, và dữ liệu tập trung nhiều lên Airtable, thì chắc là có rất nhiều thứ thú vị.

Minh họa bên mình sử dụng Airtable như thế nào:

*Tất cả những tool dưới đây bằng Airtable là bên mình tự xây hoàn toàn.

Số user, và minh họa các database đang để trên Airtable:

Ứng dụng quản lý thông tin nhân viên, với khá nhiều thông tin khác nhau, customize thỏa thích:

Một mini-tool nhỏ để quản lý thư viện sách của công ty, rồi ai đăng kí mượn thì điền form để mượn, sau đó sẽ xếp hạng ai đọc sách nhiều nhất:

Quản lý các hoạt động hợp tác, theo dõi hiệu quả hợp tác:

Lưu trữ kết quả kinh doanh, phân tích hiệu quả:

Softr

Mô tả:

Đây là tool mình mới dùng sâu được khoảng 1 tháng nay, và thấy khá hữu ích. Chức năng của nó là tạo front-end (web-app, mobile-app PWA, hoặc các tool nội bộ) dễ dàng với dữ liệu từ Airtable, Notion, Google Sheets hoặc nhiều nguồn khác, mà người làm ko cần biết code.
Cái hay của Softr là có thể tạo cổng login cho rất nhiều người. Bạn tưởng tượng thế này cho dễ: với Airtable, Notion thì mình sẽ phải trả tiền cho từng user để họ có thể làm việc trên nền tảng đó, còn với Softr thì mình chỉ cần trả tiền 1 lần, và có thể tạo cổng đăng nhập cho cả ngàn user. Vậy mình sẽ dùng dữ liệu trên Airtable, Notion và làm app cho toàn bộ công ty đều sử dụng được.
Việc tạo ra app cho rộng rãi nhân viên là rất quan trọng, vì đó sẽ là kênh truyền thông từ BGĐ > Quản lý > Nhân viên ở cấp thấp nhất, chứ như hiện tại thì chỉ có BGĐ > Quản lý thôi, nhiều khi nhân viên ở dưới ko được truyền đạt đến, hoặc truyền đạt nhưng ko đầy đủ.
Các app mình dự kiến làm, có thể kể đến như:
- Mobile-app, web-app cho toàn bộ nhân viên công ty có thể đăng nhập bằng tài khoản của chính mình, xem những thông tin chung của công ty, thông tin của bộ phận mình, tài liệu, quy trình, quy định, rồi hồ sơ của các nhân, bảng lương của chính mình ..v.v.. trên đó.
- Tổng hợp toàn bộ các mini-app dành cho quản lý, nhân viên lên đó, giúp mọi người đỡ bị quên việc.
Sau này cơ cấu của bên mình sẽ là:
- Dữ liệu sẽ được lưu trữ trên Notion, Airtable, Google Sheets, BigQuery ...v.v..
- Dùng Softr để tạo ra 1 app lớn, trong đó tổng hợp toàn bộ các app nhỏ và có thể tương tác, đồng bộ dữ liệu từ các nguồn khác về.
- Với 1 số công việc đặc thù, vẫn dùng trên Notion hoặc Airtable, nhưng khá hạn chế, và tại app chung của công ty tại Softr sẽ dẫn đến các app phụ trên các nền tảng khác.
Hiện tại ngoài làm app chung cho công ty trên Softr, thì mình cũng làm nhiều app khác trên đó, ví dụ app BMWCCV Membership, khá là ok.

Chi phí:

Mình mua gói Business của Softr với giá trả theo tháng là 323$ ~ 9tr / tháng, nghe thì có vẻ hơi cao nhưng giá trị mang lại cực kỳ lớn.

Vấn đề đang gặp phải với Softr:

Hiện tại thì ko có vấn đề gì cả, vì đang trong quá trình xây dựng hệ thống.
Có 1 cái sợ là đặt nhiều hệ thống công ty lên đây quá, sau này nó die thì ko biết thế nào 😂
Sau này khi hoàn thiện app và đưa nhiều thứ lên, thì ko biết dùng có mượt ko, và mọi người có thực sự dùng ko. Thôi cái này tình sau.

Kết luận:

Khá thú vị, đây là 1 tool giúp mình unlock được nhiều tiềm năng, cảm giác làm chủ được 1 cái app hoàn chỉnh: từ việc quy hoạch các database, đến thiết kế app. Vấn đề giờ chỉ còn là thời gian.
Chính vì có Softr, nên mình đã quyết định chuyển toàn bộ các database nhỏ lẻ từ Notion về Airtable cho dễ quản lý, chứ để lâu bên Notion nó "thiu" mất vì lộn xộn quá.

Minh họa cách công ty mình đang sử dụng Softr:

*Những app làm trên Softr là tự bên mình làm, và đang trong quá trình hoàn thiện nên nhìn nó hơi lung tung.

Giao diện lúc design app - và trên web nhìn nó cũng giống giống vậy

Giao diện trên app điện thoại (là loại PWA, chứ ko phải native app)

Slack

Mô tả:

Slack là 1 trong những phần mềm chat nội bộ tốt nhất thế giới, và rất nhiều công ty lớn sử dụng. Định giá của Slack đến tận hơn 20 tỉ USD. Tại sao 1 phần mềm chat không thôi mà lại được định giá cao đến như thế?
Với mình, thì việc "chat" trong công ty rất quan trọng, và mọi người sử dụng hàng ngày, và rất nhiều. Một "văn hóa chat" tốt sẽ làm công việc hiệu quả hơn, minh bạch hơn. Slack ko chỉ là 1 phần mềm chat đơn giản, mà nó tạo ra hẳn 1 văn hóa chat trong công việc, làm thay đổi cách làm việc của nhiều công ty.
Đa số các công ty hiện nay sẽ dùng Zalo, Viber, Whatsapp, Telegram, thậm chí Facebook Messenger để chat. Nhưng với mình thì công việc ra công việc, cá nhân ra cá nhân, nên cần dùng Slack để chat chuyên cho công việc - mặc dù nó khá đắt.
Slack có nhiều chức năng hay như: lập các #channel nội bộ, chat trong threads tránh loãng không gian trung và trôi nội dung, lưu trữ file mãi mãi, ...
Các thông tin chat trong nội bộ, ko chỉ có giá trị bây giờ, mà 5-10 năm sau, nếu nó vẫn có thể truy cập lại được, thì sẽ là tài sản lớn của công ty. Bạn tưởng tượng bạn có rất nhiều thông tin hay, ảnh, video muốn chia sẻ với nhân viên qua Zalo, 1 tháng sau file ko còn, ảnh ko còn, vậy những nhân viên mới vào công ty làm sao họ xem được, và công sức của bạn sẽ bị lãng phí.
Slack còn intergrate được với rất nhiều tool như Notion, Airtable, giúp thông tin liên thông một cách trơn tru hơn, tự động hơn. Khá là hay.
Quan trọng nhất, Slack là kênh chat dành riêng cho công việc, cho công ty, và ko bị phân tán bởi những thứ khác.

Chi phí:

Bên mình đang có hơn 50 user dùng Slack (chủ yếu là khối văn phòng và quản lý), với giá khoảng 9$ ~ 230k VND / user / tháng. Tổng tháng hết khoảng hơn 10tr để chat.

Vấn đề bên mình đang gặp phải với Slack:

Nhiều user ko sử dụng nhiều, mà vẫn dùng Zalo để chat -> hơi phí tiền. Nhưng phải có cách xử lý trong tương lai thôi, chứ ko thể giữ như thế được.
Chưa khai thác hết được chức năng của Slack.

Minh họa cách công ty mình đang sử dụng Slack:

Miro

Mô tả:

Miro là công cụ online whiteboard mà mình rất thích. Lúc đầu thì ko biết dùng, nhưng càng dùng càng thích và hiểu giá trị của nó.
Hiện tại trong các buổi họp của công ty, Miro là điều ko thể thiếu. Mọi người có thể họp online hoặc offline, nhưng bắt buộc phải mở Miro lên để vẽ các thông tin chính, các vấn đề gặp phải, rồi từ đó tìm ra phương án giải quyết.
Ngày xưa đi họp thường hoặc là dùng bảng trắng, hoặc là ko vẽ vời gì, ko viết gì, nên họp rất kém hiệu quả, và thường ko nhìn ra được vấn đề. Nay có em Miro này thì mọi thứ khá rõ ràng và rành mạch.
"Văn hóa vẽ" là điều mà mình đang muốn càng nhiều người trong công ty dùng càng tốt, vì chỉ khi nào "vẽ" ra được thì mới hiểu vấn đề, và giải quyết các bài toán khó.

Chi phí:

Công ty mình dùng 1 paid-user duy nhất, giá 20$ ~ 550k VND / tháng. Còn lại là khoảng 20 free-users dùng ké.

Vấn đề đang gặp phải với Miro:

Ko có vấn đề gì lớn, chỉ có điều là muốn đào tạo cách sử dụng Miro, và "văn hóa vẽ" đến càng nhiều người càng tốt.

Kết luận:

Nói chung với số tiền này bỏ ra, so với giá trị nhận lại được, thì quá là hời.

Minh họa cách công ty mình đang sử dụng Miro:

Canva

Canva thì thôi khỏi bàn rồi, công cụ design quốc dân. Đến 99% các thiết kế công ty mình dùng, từ thiết kế nội bộ, ấn phẩm, biển chỉ dẫn, biển quảng cáo ... là làm trên Canva.
Trước đây có 1-2 designer làm trên Canva, nhưng đợt này bên mình đang triển khai các khóa đào tạo nội bộ để khoảng 20 người học cách thiết kế trên Canva, học mindset về màu sắc, layout ..v.v. để sau này có thể tự động thiết kế được, đỡ phiền mấy designer kia.
Mình là 1 trong những người dùng Canva từ đợt đầu cách đây 5-6 năm, nên may mắn mua được goi Canva Team dành cho 5 users, mà giá chỉ có ~1.3tr / năm / 5 users, và hiện nay Canva vẫn áp dụng giá này cho bọn mình. Chứ giá mới thì phải là 1.3tr / 1 user / năm. Đúng là early adopter cũng có cái sướng 😂

Google BigQuery & Looker Studio

Do dùng gói Google Suites, nên được dùng luôn 2 cái này. Các data lớn với nhiều triệu dòng thì bọn mình upload lên BigQuery, sau đó làm dashboard báo cáo trên Google Lookers Studio.
Do ko có chuyên môn, nên là việc xây dựng database trên BigQuery cũng khá hạn chế và có thể ko hợp lý, và dashboard xây trên Looker cũng ko được xịn xò lắm, nhưng thôi cây nhà lá vườn thế là tạm ok. Sau này sẽ cải thiện sau.