RF phần 1: kể lại quá trình áp dụng công nghệ, chuyển đổi số của công ty mình từ 2017 > 2025

Chắc cũng giống nhiều công ty khác, bên mình thời mới chuyển đổi số thì trải nghiệm khá nhiều phần mềm.

Đầu tiên khoảng năm 2017 là áp dụng Google Drive cho toàn công ty, vì muốn mọi thứ làm việc đều trên online hết, và làm team work. Mình rất sợ cái kiểu có 1 file Excel, người này làm, xong gửi qua email cho người kia, xong người kia sửa, lại gửi qua gửi lại ..v..v... cuối cùng loạn cào cào lên. Chưa kể việc lưu trữ file trong ổ cứng máy tính cá nhân, hoặc thậm chí mạng LAN của công ty cũng khá bất cập trong việc chia sẻ, dùng chung và rủi ro về mất file.

Thời điểm đó mọi thứ đều xoay quanh:

• Google Docs: làm công văn, văn bản, quy trình, quy định.
• Google Sheets: làm bảng tính, báo cáo, kế hoạch công việc, theo dõi công việc.
• Google Slides: làm tài liệu đào tạo, thuyết trình, giới thiệu công ty, thậm chí là làm 1 số thiết kế đơn giản (ví dụ như bảng giá của 1 sản phẩm)
• Google Drive: để lưu file
• Chat thì thời đó Zalo còn chưa phổ biến, nên nhớ là có lúc thì chat bằng tin nhắn, có lúc thì chat qua Facebook, Viber, đủ kiểu ...

Sau đó công ty vận hành được 2-3 năm, thì thấy bắt đầu công việc nhiều lên, tài liệu nhiều lên, và mình cảm thấy có những thứ đang bị rối, hoặc mất kiểm soát. Lúc này phát sinh nhu cầu tìm 1 phần mềm nào đó hiện đại hơn để quản lý cho công ty. Và thế nào lúc đó bên mình lại chọn thử làm việc với Base.vn - với chi phí mất khoảng hơn 40 triệu cho năm đầu tiên. Thời điểm năm 2020 đó thì Base là 1 trong những phần mềm quản lý công việc cho người VN làm khá nổi, và được nhiều bên dùng. Nó có rất nhiều module khác nhau, từ quản lý dự án, quản lý công việc, quy trình làm việc, lưu trữ tài liệu, tuyển dụng, wiki ... Nói chung là nhìn choáng ngợp luôn và cảm thấy rất sướng. Chủ doanh nghiệp nào chắc cũng nghĩ là áp dụng thành công cái đống này vào thì chỉ ngồi rung đùi nhìn anh em chạy thôi, vì nó tự động hóa và quá trực quan.

Nhưng rồi cuộc đời ko như mơ, bên mình dùng thử khoảng 2-3 tuần thấy nó quá nhiều lỗi, khó sử dụng và nhiều chức năng chỉ xuất hiện cho có, chứ *** thể nào mà dùng được. Mình thì rất khó tính trong việc sử dụng phần mềm, nên những lỗi ngớ ngẩn là ko thể chấp nhận được. Nhớ nhất thời điểm đó, mỗi khi muốn upload ảnh hoặc file lên hệ thống, thì phải click vào browse rồi chọn từng file mà upload lên, chứ ko drag-drop được. Càng dùng càng thấy tức, nên mình bảo anh em trong công ty: dùng mấy cái phần mềm này thì công ty ngày càng ngu đi chứ ko thấy tiện hơn tí nào, thôi xác định coi như mất tiền, bỏ càng sớm càng tốt, quả thật là RÁC. Và từ đó bên mình ko bao giờ dùng các phần mềm quản lý công việc dạng này của VN nữa (còn những phần mềm như kế toán MISA, KiotViet thì vẫn dùng).

Nãy lục lại drive thì thấy mấy cái tài liệu nội bộ công ty về việc áp dụng Base. Thôi để vào đây coi như làm kỷ niệm 😂

Thời điểm 2020 đó bên mình cũng bắt đầu áp dụng Airtable, nhưng không nhiều, vì kiến thức về database khá ít. Nhưng khi sử dụng, thì cũng thấy nó hay, và vẫn luôn học thêm về Airtable.

Thời gian Covid 2021 - đầu 2022 thì công ty coi như đóng băng, các hoạt động bị đinh trệ khá nhiều. Nhưng chính ra lúc đó mình dành nhiều thời gian hơn để học các công cụ công nghệ, và các công ty chuyển sang làm remote rất nhiều, nên các công cụ team-work phát triển rất nhanh.

Đến cuối năm 2022, bên mình áp dụng Trello để quản lý công việc. Thời điểm đó, nhất là tại vùng quê như nơi công ty mình, thì rất ít người biết đến các công cụ quản lý công việc. Và Trello coi như là 1 phần mềm "vỡ lòng" để mọi người quen với việc sử dụng kanban board để quản lý. Trello có giao diện thân thiện, tối giản, dễ sử dụng, đặc biệt dành cho người mới. Bên mình áp dụng Trello Premium cho BGĐ và các quản lý cần làm việc tương tác nhiều. Có thể nói làm việc khá thích, và mọi người rất hào hứng, áp dụng cũng tốt.

Xem lại bill thì lúc đó có 23 user cho Trello Premium, trả khoảng 7tr mỗi tháng. Nhớ lại lúc đó cũng khá chịu chơi khi mua Trello Premium, vì thường nhiều công ty sẽ dùng free, invite user ko giới hạn nhưng chỉ mở được max 10 board thôi. Lục lại thì vẫn thấy 1 số quy trình, hướng dẫn sử dụng Trello từ thời đó.

Song song với việc sử dụng Trello để quản lý công việc, thì bên mình vẫn dùng Airtable để lưu 1 số data, chủ yếu là lưu thông tin nhân sự. Lúc đầu có 1 user premium của Airtable - thường là mình dùng, sau đó mua thêm 1 user cho bộ phận Nhân sự. Lúc đó thì công ty mình ko dùng phần mềm quản lý nhân sự riêng, mà các thông tin chủ yếu lưu trên Google Sheets. Nhưng Google Sheets chỉ lưu được các dữ liệu dạng text thôi, chứ ảnh, file ... thì quản lý ko tốt, nên mình cho mọi người quản lý thông tin nhân sự trên Airtable. Không ngờ rằng việc kiên trì sử dụng Airtable từ thời điểm 2020-2023 đã mang lại kết quả rất tốt hiện nay (2025) là bên mình dùng Airtable rất nhiều để lưu data, và mang lại hiệu quả cực ổn.

À mà nhớ cuối năm 2021, tự nhiên mình nghĩ rằng mình cần 1 cái ERP cho công ty ạ. Thế là đùng đùng đi kí hợp đồng triển khai ERP cho công ty, bằng nền tảng Odoo, giá trị cả hợp đồng là 570tr, chưa kể license Odoo Enterprise (khoảng 80tr/năm). Đơn giản là vì thời điểm đó mình vẫn đang theo đuổi 1 công cụ có thể quản lý all-in-one toàn bộ công việc cho công ty, sau quả thất bại với Base thì lần này mình hướng sang phần mềm ngoại, và có tính "mở". Nếu thế thì Odoo là quá chuẩn rồi, vì nó là phần mềm ERP mã nguồn mở phổ biến top đầu thế giới. Và sau đó mình chọn 1 đơn vị tư vấn cũng thuộc dạng đầu ngành Việt Nam để triển khai. Thế thì độ thành công phải gọi là quá cao rồi đúng ko? ☝️. Mình triển khai mọi module của Odoo có thể, từ kế toán, kho bãi, sản xuất, bán hàng (POS), đào tạo, quản lý con người, .v.v...

Nhưng rồi cuối cùng vụ thất bại này còn đau hơn cả với Base, vì Base thì mất hơn 40tr, còn quả này mất hơn 300tr. Lí do ở đây ko phải do phần mềm, ko phải do bên tư vấn triển khai, mà là do mình bị ngoo và thiếu kiến thức 😂. Sau đó mới nhận ra mấy vấn đề:

1. Sự thành công của việc triển khai, áp dụng phần mềm nào, phụ thuộc lớn nhất vào yếu tố người lãnh đạo công tác chuyển đổi số, sau đó đến khả năng tiếp nhận của bộ máy nhân viên. Dù có phần mềm tốt đến đâu chăng nữa, mà yếu tố con người trong nội bộ bị kém -> vẫn thất bại như thường. Giống kiểu cái xe ngon như Ferrari mà vào tay một ông ko biết lái, thì cũng ko bằng mấy ông đi xe cà tàng nhưng skill tốt.
2. Muốn triển khai ERP, thì điều quan trọng nhất là người chủ doanh nghiệp phải biết cụ thể mình cần gì, biết mình đang làm gì, hiểu đặc thù công việc của mình ... thì mới có thể triển khai tốt được. Thời điểm đó, thực sự mình và các anh em dưới công ty ko hiểu hết ngọn ngành của công việc, nên việc triển khai và áp dụng bị thất bại.
3. Không có phần mềm nào có thể đáp ứng được toàn bộ nhu cầu công việc của 1 công ty một cách hoàn hảo. Và tính đến thời điểm viết bài này, mình vẫn nghĩ rằng ko có gì là hoàn hảo và đa năng được như thế, mỗi phần mềm sẽ giải quyết tốt nhất việc của nó, và công việc của chúng ta là kết nối các phần mềm với nhau nhiều nhất có thể, để tạo ra sự liên thông dữ liệu.

Odoo tốt không? Theo mình nghĩ là nó rất tốt, mình vẫn theo dõi Odoo và vẫn đi các hội thảo giới thiệu các phiên bản mới Odoo hàng năm, và vẫn thán phục sự cải thiện của Odoo.

Bên mình có dùng lại Odoo không? Có thể, khi mà bộ máy nội bộ sẵn sàng.

Một số hình ảnh còn tìm lại được về Odoo, lưu làm kỷ niệm:

Thôi quay lại với thời điểm 2023, khi mà bên mình đang áp dụng Trello vào quản lý công việc, nói chung cũng khá ổn. Nhưng có 1 vài vấn đề:

1. Trello khá đơn giản và ko có nhiều chức năng. Nó thuần là 1 công cụ tập trung vào kanban board để quản lý công việc.
2. Bên mình thì lúc đó khá nhiều dự án nhỏ trong công ty, liên quan rất nhiều đến văn bản, nghiên cứu và tương tác 2 chiều trực tiếp trong văn bản. Mà đây là những thứ Trello bị thiếu.

Và đó là lúc bên mình phải quyết định dừng lại với Trello và chuyển sang Notion. Notion thì mình đã biết đến từ khoảng 2021, thấy nhiều người nhắc đến, nhưng mà thật sự là ... ko biết dùng nó như thế nào. Lúc mở app ra là 1 màn hình trắng trơn, ko có gì được setup hết. Mãi sau này nghiên cứu dần dần, và Notion cũng update thêm rất nhiều tính năng mới, thì mình mới thấy nó thực sự rất hay và mạnh. Cái hay của Notion là:

1. Sự tự do: từ một start-page trắng tinh, bạn có thể build rất rất nhiều thứ trên Notion: một văn bản với hàng trăm trang con liên kết với nhau, một website với rất nhiều nội dung, một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ, một database quản lý bất kỳ cái gì trên đời ...
2. Soạn thảo văn bản: nói chung mình chưa dùng phần mềm soạn thảo văn bản nào sướng như Notion. Cơ chế block-by-block và page-in-page giúp việc soạn thảo hiệu quả hơn cả trăm lần so với việc dùng Google Docs hay các công cụ khác. Một văn bản bây giờ có thể dễ dàng có thêm nhiều định sạng khác nhau (quote, code, heading, ảnh, video, bookmark, table, database...) và kết hợp rất mượt.
3. Database: nói chung quả database của Notion khá bá đạo, vừa dễ sử dụng, vừa trực quan dễ hiểu, vừa dễ dàng đặt trong văn bản. Notion database đã làm thay đổi quan điểm và nhận thức về database của rất nhiều người trong công ty mình, vì đây là tool database đầu tiên họ tiếp cận.
4. Sự tối giản: quan điểm của người làm ra Notion là mang đến sự tối giản, tập trung vào content, nên nó thực sự tiết kiệm rất nhiều thời gian. Ví dụ như khi soạn thảo văn bản, ko cần căn lề, chỉnh font chữ, chỉnh cỡ chữ ..v.v.. quả là sung sướng tột độ.
5. Sự tương tác: việc mọi người comment trong 1 văn bản, hoặc trong 1 record của Database Notion rất mượt và dễ dàng.
6. Sự chia sẻ: các page của Notion rất dễ dàng chia sẻ cho người khác.

Notion ko phải là 1 phần mềm hoàn hảo, nhưng phải nói rằng nó được định giá 10 tỷ USD là có lý do cả. Làm việc với Notion giúp mình thay đổi hẳn tư duy về làm việc về team-work, và độ quan trọng của database.

Tuy nhiên việc áp dụng Notion vào công ty ko hề dễ dàng, nhất là với 1 công ty với nhiều nhân sự có background công nghệ ko cao như công ty mình. Công ty mình có 2 type nhân sự:

• 1 là những bạn đã theo mình từ đầu, thì đã rất quen với các phần mềm online, với Google Drive, với quản lý công việc dạng như Trello.
• 2 là những nhân sự mới, thậm chí đã từng làm việc cho các công ty rất lớn, thì background công nghệ của họ khá khác nhau. Nhưng có 1 điểm chung: đó là tất cả đều chưa từng làm việc với những phần mềm hiện đại dạng như Trello hay Notion. Thậm chí tại những doanh nghiệp trước đây họ làm, ngoài phần mềm quản lý kế toán, tài chính, sản xuất ra thì ko dùng bất kỳ 1 phần mềm quản lý công việc nào khác, chỉ dùng Excel và chat qua Zalo. Hết. Và họ chưa từng tự xây, hoặc tham gia xây dựng bất kỳ tool quản lý công việc nào cả, mà chỉ dùng những tool được công ty cung cấp.

Việc áp dụng các công nghệ hiện đại với loại số (2) là 1 thách thức cực kỳ lớn.

• Có những người sẽ nghe theo, nhưng với 1 cách miễn cưỡng.
• Có những người lúc đầu chuyển sang dùng phần mềm mới, nhưng sau thấy nản, lại quay về dùng cách cũ.
• Có những người chống đối ngay từ đầu, ko muốn dùng phần mềm mới luôn, cũng ko muốn học.
• Có những người thậm chí còn lôi kéo những người khác quay về cách truyền thống.

Công ty mình cũng có thể tạm gọi là có chút ít thành công việc chuyển đổi số, mặc dù gặp phải rất nhiều khó khăn trong quá trình triển khai. Vậy yếu tố nào giúp việc chuyển đổi số tại công ty mình đạt kết quả tích cực?

1. Là sự quyết tâm chuyển đổi số của người đứng đầu doanh nghiệp: hoặc là chuyển đổi số theo hướng của tôi vạch ra, hoặc đây ko phải là công ty bạn nên tiếp tục làm việc. Vì dù bạn có giỏi đến đâu đi chăng nữa, mà bạn ko dùng những công cụ mà tập thể dùng, thì cũng ko có nghĩa lý gì.
2. Là những người đứng đầu doanh nghiệp có hiểu biết về những phần mềm phục vụ công việc, để lựa chọn những phần mềm vừa phù hợp với đặc thù công việc của công ty, vừa phù hợp với trình độ của bộ máy nhân sự, vừa phù hợp với khả năng tài chính. Nếu trong BLĐ ko có người phụ trách công tác chuyển đổi số, thì coi như nắm phần nhiều thất bại. Ko chỉ thế, mà còn phải liên tục theo dõi và cập nhật xu hướng về các phần mềm này, vì nó thay đổi khá nhanh.
3. Là xác định rõ ràng: sẽ tốn rất nhiều công sức, rất nhiều thời gian và nhiều tiền. Chuyển đổi số ko nhanh được, và cũng ko rẻ. Nếu ham rẻ, ko chịu chi -> ko chịu mua phần mềm tốt, hoặc ko chịu áp dụng rộng rãi phần mềm (chỉ áp dụng kiểu nửa vời cho 1 vài thành phần của công ty) thì cũng khó thành công. Mình gặp rất nhiều lãnh đạo công ty lớn, rất hào hứng việc chuyển đổi số, nhưng nghe đến việc mua license mấy phần mềm linh tinh cho công ty dùng hết 5-10tr mỗi tháng thì lại chùn. Ôi chỉ để chat trên Slack mà công ty mình chi khoảng 10tr mỗi tháng, chưa kể các phần mềm khác. Thậm chí có những phần mềm mua về dùng, vài tháng ko hiệu quả -> vất bỏ luôn ko tiếc.
4. Là phải có những người phụ trách chuyển đổi số bên dưới để sát với những người sử dụng phần mềm, để đào tạo và hướng dẫn họ dùng, giải quyết các thắc mắc. Nếu ko có những người này thì việc áp dụng cũng rất khó, vì đâu phải mình hướng dẫn các nhân viên dùng 1 lần là xong đâu? Họ sẽ có hàng trăm câu hỏi khác nhau trong quá trình sử dụng, chưa kể là lỗi này lỗi nọ. Công ty mình may mắn là trước đây mình có đào tạo 2 bạn mà mình gọi là Quản lý hệ thống (QLHT). Các bạn này hiện đang đóng 1 vai trò rất quan trọng trong công ty, hỗ trợ mọi người sử dụng các phần mềm, và xây dựng phần mềm luôn. Và các bạn đó cũng làm ở công ty đủ lâu (5-6 năm) để hiểu mọi người, hiểu chuyên môn công việc và hiểu đặc thù của ngành công ty đang làm.
5. Sai cũng ko nản, khó cũng ko nản, vì chuyển đổi số là sống còn của doanh nghiệp. Ko bắt đầu từ bây giờ, thì bao giờ mới có kết quả? Ko sai ngày hôm nay, thì bao giờ mới học được bài học? Vì kiểu gì chả có sai sót, thậm chí sai lớn luôn.

Từ đầu 2024 đến giờ, công ty mình áp dụng Notion khá nhiều trong công việc, và nó mang lại hiệu quả tương đối lớn.

Song song với Notion, thì trong năm 2024 bên mình:

• Sử dụng Airtable để quản lý data rộng rãi hơn và làm các dashboard quản trị. Phải nói Airtable nó quá đáng giá, và nó là công cụ ko thể thiếu của công ty tại thời điểm này.
• Sử dụng Miro để vẽ vời và họp online -> 1 tool đỉnh.
• Sử dụng Slack để làm phần mềm chat nội bộ, và cố gắng thay thế dần Zalo, cho dù chi phí của nó khá đau ví (~230k VND / 1 user / tháng)

Về minh họa áp dụng các phần mềm trên thì mọi người có thể đọc tại Những phần mềm công ty mình đang dùng - và chi phí phải trả cho từng cái nhé.

Đến thời điểm giữa năm 2025, là khi mà mình bắt đầu thấy những hạn chế của các phần mềm bên mình đang sử dụng, và hạn chế của cách chúng mình dùng phần mềm.

Ví dụ như với Notion: là nơi anh em công ty làm rất nhiều việc:

• Soạn thảo văn bản và quy định, tài liệu nội bộ.
• Quản lý dự án và công việc, tương tác về công việc hàng ngày.
• Đặt rất nhiều database khác nhau trên đó.
• Làm rất nhiều các mini-app để quản lý công việc trên Notion (ví dụ hệ thống tạo form cho các đối tác muốn hợp tác, cung cấp hàng hóa quét -> response sẽ đi thẳng vào 1 database trên Notion -> từ đó gán việc cho những người liên quan sẽ làm việc lại với đối tác)

Tuy nhiên, vấn đề gặp phải là:

• Sự tự do của Notion mang lại là một ưu điểm, nhưng cũng là một nhược điểm rất lớn của nó. Sau 1 năm rưỡi sử dụng Notion, và mọi người mang quá nhiều thứ lên đó, mọi người có quá nhiều quyền chỉnh sửa ở đó ... dẫn đến Notion hiện tại quá nhiều thông tin, từ những thông tin cần thiết đến thông tin thừa thãi ... Và mọi người bắt đầu loạn lên, và ko biết tìm cái mình cần ở đâu, mặc dù bạn QLHT đã cố gắng setup những portal công việc (giúp mọi người nhớ việc mình phải làm).
• Database trên Notion mặc dù rất mạnh, nhưng nó có giới hạn. Cuối cùng bọn mình nhận ra 1 điều: những data lớn và quan trọng, phải mang lên Google BigQuery hoặc Airtable thì mới làm việc lâu dài được, chứ cứ để trên Notion thì đến 1 ngày nó cũng thành rác.
• Các mini-app xây dựng trên Notion gặp rất nhiều vấn đề về chức năng, giao diện và phân quyền. Nên với những app phức tạp và có yêu cầu cao, thì Notion ko đáp ứng được.

Và kết quả là: mọi người dần dần bị loạn và nản khi làm việc trên Notion:

• Nhiều công việc bị trễ deadline
• Nhiều thông tin rất khó để tìm, hoặc bị lãng quên mãi mãi
• Mọi người ít dùng Notion hơn trong quản lý công việc và dự án, vì cứ mở Notion lên là ngập ngụa trong thông tin.

Nếu để lâu dài, thì chắc chắn mọi thứ càng tệ hơn nữa. Mà Notion là phần rất quan trọng của công ty mình (phụ trách mảng quản lý dự án - công việc và mảng tài liệu nội bộ), nên bắt buộc phải có sự cải tổ, nếu ko thì nguy mất.

Và đến thời điểm này, mình đã gia nhập thêm 1 phần mềm là Softr, với cái giá cũng ko hề dễ chịu (khoảng ~8tr/tháng). Và mục đích của nó là những App phục vụ công việc cho công ty. Trước đây bọn mình để rất nhiều mini-app trên Notion, với cả database (back-end) và giao diện người dùng (front-end) trên Notion hết, và nó ko thực sự hiệu quả, khi Notion ko làm được những mini-app phức tạp, và việc phân quyền của Notion khá yếu.

Những gì mình muốn làm trên Softr, đó là:

• 1 app chung cho cả công ty: nơi mọi người có thể làm việc và xem thông tin. Mỗi nhân viên sẽ có 1 account và được xem, truy cập vào phần mình được phân quyền - điều mà trước đây công ty chưa từng làm được.
• 1 app dành cho các đối tác hợp tác kinh doanh của công ty: nơi họ có thể xem được các thông tin chung về công ty mình, xem những thỏa thuận giữa 2 bên và các thông tin chung khác. Trước đây đa số liên lạc qua Zalo, thông tin rất phân mảnh và ko tập trung.
• 1 app dành cho các nhà cung cấp hàng hóa: nơi bên mình có thể thực hiện việc đặt hàng trực tiếp trên đó, và các nhà cung cấp cũng tương tác ngược lại. Trước đây chủ yếu làm việc trên Zalo.

Vậy từ giờ, bên mình sẽ phân chia rõ ràng ra như này:

• Notion:
  • Soạn thảo tài liệu nội bộ
  • Quản lý công việc, dự án.
  • Không lưu các database lớn trên này - trừ các database liên quan đến tài liệu.
  • Không làm các mini-app trên Notion nữa - trừ 1 số ít các app đặc thù.
• Airtable:
  • Lưu các database quan trọng, làm back-end cho app xây dựng trên Softr.
  • Tạo các dashboard xem data sâu (trừ những cái quá sâu với big-data)
• Softr:
  • Tạo các app, portal làm việc chung cho toàn công ty (với data lấy từ Airtable, Notion và Google Sheets) --> sẽ ko còn cảnh ko tìm được thông tin nữa, vì mọi thứ được setup chặt chẽ (hy vọng là thế, chứ giờ chưa áp dụng rộng rãi nên ko biết sẽ ra sao 😂)
• Slack:
  • Chat hàng ngày dành cho khối văn phòng và quản lý.
• Zalo:
  • Để chat dành cho các đối tác, nhà thầu, hoặc với các nhân viên ko có account Slack.
• Miro:
  • Để vẽ sơ đồ, họp hành online
• Google BigQuery và Looker Studio:
  • Để lưu trữ các big-data vài triệu dòng, và lên dashboard quản trị chi tiết.

Bài sau mình sẽ viết tiếp các bước thực tế bên mình đang áp dụng để cải thiện hệ thống công nghệ quản lý công việc của công ty.