Mình bắt đầu cải tổ hệ thống công nghệ của công ty - và sẽ chia sẻ với mọi người quá trình này

Ngữ cảnh

Sau đây là hoàn cảnh thực tế của công ty mình, và quan điểm của mình về việc áp dụng công nghệ vào trong công việc hàng ngày:

• Công ty mình hoạt động từ năm 2017, tại 1 vùng quê ở Hải Dương, ngành nghề chính là quản lý, vận hành các trạm dừng nghỉ trên đường cao tốc.
• Công ty hiện đang có khoảng 200 nhân sự, trong đó team văn phòng và quản lý có khoảng 50 người. 90% số nhân viên là người địa phương (thậm chí ko phải là người thành phố Hải Dương), còn 10% đến từ các thành phố lớn (chủ yếu cấp quản lý)
• Các công việc chính của công ty:
  • Tự kinh doanh các điểm bán hàng tại các trạm dừng nghỉ.
  • Có các đối tác hợp tác kinh doanh, hoặc thuê địa điểm trên trạm dừng nghỉ.
  • Vận hành các khu vực nhà vệ sinh, bãi đỗ xe trong trạm dừng nghỉ.
  • Bảo trì, sửa chữa cơ sở vật chất ,trang thiết bị trong các trạm dừng nghỉ.
  • Các nghiệp vụ kế toán, cung ứng, nhân sự ... bình thường như các công ty khác.
• Công ty mình tập trung rất nhiều nguồn lực (công sức và $$$) vào các công cụ công nghệ để giúp công việc thuận lợi và hiệu quả hơn. Và việc này đã được thực hiện một cách nghiêm túc và kiên trì, từ 2017 đến nay.
• Mong muốn của mình về việc build công ty:
  • Xây dựng một công ty hiện đại, áp dụng các công nghệ quản lý công việc mới nhất, mặc dù nó ở một vùng quê xa xôi.
  • Tạo ra môi trường làm việc hiệu quả, high-performance, văn minh, và tăng cường sự minh bạch, rõ ràng - thông qua hệ thống công cụ công nghệ phù hợp.
  • Muốn các bạn nhân sự học được nhiều thứ mới mẻ và có ích (trong tình cảnh đa số các công ty xung quanh đều có style làm việc khá cũ, ko có nhiều thứ hiện đại, mới mẻ)
  • Áp dụng triệt để quy tắc "Một nguồn thông tin - Single source of truth - SSOT" - vì mình hiểu rằng thông tin là xương sống của công ty, mà một khi thông tin đã lung tung, mỗi nơi 1 tí là sau này sẽ rất loạn, ảnh hưởng cực kỳ lớn đến quá trình làm việc của mọi người, thậm chí làm công ty chết dần chết mòn.
• Ngoài các công việc vận hành hàng ngày, thì mình dành khá nhiều thời gian để tìm hiểu về các công cụ công nghệ, và áp dụng vào công việc thực tế. Vì theo mình nghĩ, nếu có công cụ tốt, thì 1 người sẽ làm bằng 3, thậm chí 10 người khác. Và tầm này ko áp dụng công nghệ hiệu quả, thì ko rõ trong 5-10 năm nữa công ty có tồn tại được ko.
• Quan điểm về sử dụng phần mềm, công nghệ của bên mình là:
  • Trừ những phần mềm đặc thù (như kế toán, POS bán hàng), thì mình phải làm chủ được công nghệ, và phải linh động theo xu hướng, và nhu cầu sử dụng của công ty. Thậm chí ngay ban đầu, mình ko thể biết trước được mình cần cái gì, chỉ trong quá trình xây dựng tool, rồi trong quá trình sử dụng ... thì mới cảm thấy cần bổ sung hoặc nâng cấp.
  • Ưu tiên các công cụ giúp mình tự build mọi thứ, ban đầu có thể khó khăn vì mất thời gian để học build, nhưng sau đó thì rất sướng vì rất tự do và linh hoạt.
  • Ko ưu tiên các phần mềm ko có khả năng chỉnh sửa và build, vì như thế ko khác gì đi tù, vì mỗi lần muốn update hoặc chỉnh sửa gì, thậm chí là các chỉnh sửa nhỏ, cũng tốn rất nhiều chi phí và thời gian, hoặc thậm chí ko thể làm được (ví dụ: bạn sẽ ko thể bảo MISA sửa lại 1 chức năng phần mềm theo đặc thù của công ty bạn, đúng ko?)
  • Các công cụ bên mình lựa chọn, thường là top đầu thế giới (ai trong ngành thì nhìn list bên dưới sẽ thấy điều đó)
  • Mình sẵn sàng chi trả chi phí cao, để được sử dụng các công cụ tốt.
  • Thường sử dụng các dịch vụ dạng có sẵn, chứ sẽ ko dùng các alternative rẻ hơn, nhưng phải quản trị phức tạp (ví dụ thay vì sử dụng Slack - hiện là mất khoảng 10tr/tháng cho hơn 50 user, nhiều người sẽ bảo là nên dùng 1 phần mềm chat tương tự là Mattermost - rẻ hơn và là self-hosted, nhưng bên mình chọn dùng Slack vì nó là dịch vụ có sẵn, ổn định, chứ self-hosted thì mình ko đủ kiến thức và con người quản trị, nên có thể sẽ khá rủi ro, thử tưởng tượng phần mềm chat chính của công ty mà bị down 1-2 ngày thì rất nguy hiểm). Peace-of-mind là điều mình ưu tiên ✌️
• Các công bên mình đang thường xuyên sử dụng (ngoài các phần mềm kế toán, bán hàng ... thì ko nói) - bên dưới chỉ là danh sách sơ bộ, còn ai muốn tìm hiểu kĩ hơn thì xem bài viết chi tiết trong link này.
  • Google Suites: để làm văn bản, bảng tính Google Sheets, lưu trữ file ...
  • Notion: để lưu trữ thông tin, văn bản, quản lý công việc, dự án, và 1 số tool nội bộ.
  • Airtable: để lưu trữ các database quan trọng, làm các tool nội bộ, làm dashboard báo cáo ...
  • Softr: để làm app nội bộ và chia sẻ rộng rãi trong công ty, lấy data từ Google Sheets, Notion, Airtable.
  • Miro: để vẽ ý tưởng, diagram, mindmap, và làm whiteboard khi họp team.
  • Slack: để chat cho khối văn phòng và quản lý.
  • Zalo: để chat rộng rãi trong công ty.
  • ChatGPT: AI
  • Canva: thiết kế.
  • Google BigQuery: để lưu trữ các database lớn (vài triệu dòng)
  • Google Looker Studio: để làm dashboard báo cáo với data từ BigQuery, Google Sheets.
• Công ty mình có 2 người phụ trách về việc công nghệ và xây dựng các phần mềm, đó là mình và 1 bạn nữa (gọi là Quản lý hệ thống - QLHT).
  • Mình thì làm việc tại Hà Nội nhiều hơn, xây dựng định hướng áp dụng công nghệ (ví dụ nên sử dụng phần mềm nào, áp dụng vào việc gì) và tự build những tool công nghệ quan trọng cho công ty. Ngoài ra thì mình cũng dành nhiều thời gian để trao đổi cùng bạn QLHT, đào tạo và hỗ trợ bạn đó để hoàn thành công việc.
  • Bạn QLHT là người yêu thích công nghệ, nhưng ko phải là người được đào tạo chính quy về công nghệ hoặc lập trình gì cả. Bạn QLHT làm việc tại Hải Dương, sẽ tham gia khoảng 30% vào việc xây dựng các tool công nghệ, và công việc chính của bạn ấy là nắm bắt thực tế công việc tại công ty, đào tạo, hỗ trợ các nhân viên trong quá trình sử dụng các phần mềm. Nếu ko có bạn QLHT thì mình chắc cũng ko thể triển khai các hệ thống công nghệ được, vì mình ko đủ thời gian để đào tạo, hỗ trợ trực tiếp các bạn nhân viên.

Tại sao lại cần cải tổ lại các hệ thống công nghệ?

Mặc dù áp dụng khá sâu các công cụ công nghệ vào công việc hàng ngày của công ty, nhưng vẫn có rất nhiều bất cập, dẫn đến hiệu quả chưa được như mong đợi, ví dụ:

• Việc quản lý dự án, công việc: đang nằm trên Notion là chủ yếu. Tuy nhiên chưa được sắp xếp khoa học, và có quá nhiều thông tin trên Notion dẫn đến chính mình là người setup ra còn bị loạn, chứ chưa nói đến người dùng. Và kết quả là nhiều công việc bị quên hoặc delay, nhiều dự án bị chậm, dẫn đến kém hiệu quả, thậm chí lãng phí tiền bạc ...
• Việc sắp xếp các database quan trọng của công ty: do đặc thù và 1 phần là chi phí quá cao, nên mình ko mua được paid-user cho toàn bộ nhân viên trên Airtable hoặc Notion, dẫn đến mỗi nơi vất 1 tí database. Cái nào cần lớn và chuyên nghiệp thì để trên Airtable (bên mình chỉ có 3 user Airtable để dùng chung, mỗi tháng mất 1.5tr/user), cái nào cần tương tác và làm việc nhóm nhiều thì để trên Notion (hầu hết nhân viên văn phòng bên mình đều có user Notion, nhưng chủ yếu là free, có 7 paid-user (mỗi tháng mất 350k/user). Và việc này gây ra sự "loạn" trong quá trình làm việc, và thậm chí ko tìm được thông tin, ko biết thông tin đang ở đâu.
• Việc truyền thông các thông tin: hiện tại thông tin thì nhiều, nhưng sự truyền thông đến những người cần biết được nó còn hạn chế. Ví dụ nhiều khi nhân viên ở dưới ko truy cập được vào các quy định chung của công ty, hoặc quy trình riêng của bộ phận đó. Lí do của việc này là nhiều nhân viên ko truy cập được vào hệ thống thông tin chung của công ty, và nếu có truy cập được vào, thì có khi cũng ko tìm kiếm được thông tin mà họ cần, thậm chí còn ko biết rằng thông tin đó có tồn tại hay ko.
• Việc sử dụng các mini-tool công nghệ sử dụng hàng ngày: công ty mình làm ra rất nhiều các tool công nghệ để giúp mọi người làm việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian. Ví dụ: tool quản lý xe công ty (lái xe có thể điền form để update tình trạng của xe mỗi tuần/lần qua điện thoại, thông tin lưu vào hệ thống trên Airtable...), tool quản lý đồ thất lạc của khách (bộ phận an ninh có thể quét mã QR để cập nhật thông tin đồ khách để quên, và tình trạng trả đồ cho khách, thay vì ghi vào sổ tay như bình thường), ... rồi nói chung là nhiều tool lắm. Nhưng do chưa tập trung được vào 1 nền tảng, mà vẫn nằm rải rác cái ở Airtable, cái ở Notion, nên nhiều tool chưa được sử dụng và theo dõi hiệu quả, thậm chí còn bị lãng quên.
• Việc sử dụng phần mềm, công cụ của các nhân viên: mặc dù đã được đào tạo và hướng dẫn, thậm chí "ép buộc" nhưng vẫn có nhiều người chưa sử dụng tốt các công cụ công nghệ đã được setup, mà sử dụng 1 cách khác. Ví dụ: công ty yêu cầu khối văn phòng và quản lý chat qua Slack, và đã mua account cho mọi người sử dụng (hết hơn 200k/user/tháng chứ có ít gì đâu), nhưng nhiều người vẫn sử dụng Zalo vì nó tiện hơn, dễ hơn.

Nói chung nhiêu đây thôi cũng đủ để thấy được rằng, phải cải tổ hệ thống công nghệ và cách sử dụng trong công ty, nếu ko để lâu thì mọi thứ sẽ càng loạn hơn, và càng khó xử lý hơn.

Một số minh họa về các công cụ công ty mình đang sử dụng thực tế

Nếu các bạn muốn xem chi tiết hơn nữa thì vào link này nhé.

Notion:

Airtable:

Softr:

Slack:

Miro:

Tại sao mình viết series này trên Blog?

1. Mình muốn chia sẻ với mọi người để biết đâu có ích cho ai đó 🫶
2. Việc viết series này sẽ giúp mình đỡ trì hoãn hơn trong việc này, và phải làm cẩn thận hơn (vì có nhiều người cùng xem mà)
3. Biết đâu lại nhận được những góp ý có ích của mọi người trong quá trình mình triển khai, lại học hỏi và có thêm kiến thức, hẹ hẹ hẹ

Series này sẽ có những bài viết dạng như thế nào?

Nó sẽ là 1 series tường thuật trực tiếp những gì bên mình triển khai, từ việc brainstorming ra sao, thực hiện như thế nào, và kết quả thực tế có ra gì ko?

Ngoài ra thì trong quá trình viết, mình cũng sẽ chia sẻ nhiều hơn về logic phía sau những công cụ này (theo bọn mình nghĩ), để các bạn hiểu hơn, và biết đâu áp dụng được cho chính các bạn.

Nếu bạn có comment, ý kiến hoặc cần hỏi gì, thì cứ liên hệ với mình qua email. Mình sẽ cố gắng giải đáp hoặc trao đổi trong khả năng của mình ✌️