Hậu trường sự kiện họp AGM của BMW Clubs Asia mình vừa tổ chức
Bạn có thể đọc bài report sự kiện (version nghiêm túc) của mình trên web của BMWCCV:
BMWCCV
Còn ở bài viết này, thì mình viết về 1 vài khía cạnh hậu trường trong quá trình tổ chức sự kiện này.
Tham gia AGM đầu tiên tại Siem Reap
Nhớ lại thời điểm mình với ông em Khanh Le sang họp buổi AGM 2019 của BMW Clubs Asia tại Siem Reap, lúc đó BMWCCV vừa được công nhận (cách đó 1 tháng), và họ thông báo là hàng năm có 1 cuộc họp gọi là AGM (Annual Generals Meeting), và các lãnh đạo BMW Club thành viên trong khu vực Châu Á sẽ họp offline tại 1 nước nào đó. WOW, gì mà dăm ba cái vụ câu lạc bộ mà làm hoành tráng quá vậy. Lúc đó mình không nghĩ là mấy cái Club lại hoạt động serious như thế.
Ok thế là 2 anh em đặt vé máy bay sang Cambodia tham gia họp thôi. Chả biết đâu ra với đâu, chỉ là chẳng ngại gì, đi giao lưu xem họ tổ chức như thế nào. Cuối cùng thì nó khá là thú vị.
Thứ nhất là được gặp nhiều thành phần khá hay ho. Tất nhiên rồi, thường thì các leader cộng đồng, mà nhất là 1 brand như BMW, thì họ đều phải đặc biệt theo 1 cách nào đó.
Ví dụ như ở dưới, ông anh bên trái là chủ tịch của BMW Car Club Iran - bay từ tận Iran sang họp ạ. Ko trẻ nhưng nhìn khá đẹp lão, hài hước thì cực kỳ luôn. Ông bác người Mỹ bên phải là phó chủ tịch BMW Club International Council, phụ trách mảng Motorcycle. Bác đấy hơn 70 tuổi, vẫn cùng vợ đi họp bình thường.
Ông anh Wong KK (thứ 3 từ phải sang) - một dân chơi thứ thiệt người Malaysia, là chủ tịch BMW Clubs Asia. Là instructor chuyên nghiệp của cả Motorrad và BMW, Rolls-Royce, đi khắp thế giới để đào tạo lái. Còn Gerry (đầu tiên từ bên phải sang) là người Indo, phó chủ tịch BMW Clubs Asia, là luật sư, sáng lập BMW Car Club Indonesia từ cách đây gần 20 năm. Gery cũng là người chuẩn bị hậu cần cho toàn bộ các cuộc họp của BMW Clubs Asia. Còn ông anh mặc áo Motorrad đứng thứ 2 từ phải sang là Burneth, chủ tịch BMW Motorcycle Club Cambodia - siêu giỏi, vận hành club khét lẹt, từng đạt giải BMW Club of the Year toàn cầu. Và trước buổi họp AGM năm 2019 đó 2 ngày, Burneth cũng vừa tổ chức 1 ngày hội Angkor Motorrad Day, với hơn 500 biker đến từ khắp các nước Đông Nam Á.
Ku em bên trái là Alson, BMW Car Club Singapore, rất nhiệt tình và thông minh. Ngồi cạnh Khanh Le là Don Lucky, đến từ BMW Car Club Sri Lanka. Nhìn trông thế thôi chứ cũng dạng tài phiệt, sở hữu hơn 30 chiếc BMW cũ đến mới, đang sống và làm việc ở London - aduma!
Còn nhiều người khác hay ho, nhưng thôi mình kể không hết.
Gặp gỡ được những người như thế này cũng là vinh dự của mình, khi cả đám toàn dạng công dân toàn cầu, suy nghĩ cởi mở, cực nhiều trải nghiệm.
Thứ hai là AGM không phải là 1 buổi họp nhàm chán. Họp chỉ 30% thôi, còn lại 70% là khám phá đất nước tổ chức, giao lưu, nhậu nhẹt, ăn uống.
Thứ ba là cái bọn này lúc chơi thì chơi rất quậy, nhưng họp hành thì khá nghiêm túc. Mọi người đều thuyết trình bằng tiếng Anh lưu loát, với slide được làm cẩn thận. Phòng họp cũng được chuẩn bị rất chuyên nghiệp.
Thứ tư là sau tất cả, mình cảm thấy cái organization này khá là nghiêm túc và chuyên nghiệp. Từ đó có quan điểm rõ nét hơn về việc vận hành BMWCCV. Nó không chỉ là cuộc chơi vô thưởng vô phạt, mà là một cái gì đó đáng để làm cho tử tế, đáng để các thành viên Club phải tự hào. Làm lôm côm thì tốt hơn hết là nghỉ.
Host AGM tại Hà Nội
Không phải ngẫu nhiên sự kiện được tổ chức tại Hà Nội. Chả là trong cái AGM 2019, team lãnh đạo BMW Clubs Asia thấy 2 thằng em ở Club Vietnam có vẻ nhiệt tình, lại nhất là Club mới được công nhận. Thế là các bác ấy động viên bảo là chúng mày thử làm bài proposal để host sự kiện AGM năm 2020 xem thế nào. Mình thì cũng chả biết gì, chỉ biết là thôi thì thử xem sao. Thế là trong giờ nghỉ trưa của buổi họp, hùng hục làm cái slide giới thiệu về Hà Nội để câu kéo chúng nó vote cho mình. Phải tìm những điểm key point thật ngon để câu khách, ví dụ: ẩm thực ngon, bún chả Obama, thành phố vì hòa bình, cổ điển xen lẫn hiện đại, rồi gái VN tao đẹp lắm (tất nhiên là phải add vào slide ảnh các bạn gái VN mặc áo dài quyến rú rồi). Hai đối thủ khác trong cuộc chạy đua này là BMW Car Club Indonesia (club lớn nhất Châu Á, với hơn 3000 thành viên) và BMW Motorcycle Club Thailand South, base tại Phuket. Nhưng rồi cuối cùng do mình thuyết trình khá thuyết phục, và bọn nó nói chung cũng có cảm tình với VN, nên là mình được nhiều vote nhất và chiến thắng =))
Nhưng rồi 2020 Covid, 2021 cũng vẫn Covid, nên đến tận 2022 mới tổ chức được là vì thế.
Về event thì mình có bài report chi tiết bên web www.bmwclub.vn rồi, đây mình chỉ nói 1 vài việc hậu trường.
Thay đổi địa điểm tổ chức
Haizza lúc đầu định tổ chức ở Novotel Thái Hà cơ, nhưng do bên Agency quên không lock phòng họp, nên cuối cùng hết phòng, phải đổi sang Du Parc Hotel (là khách sạn Nikko Hanoi cũ). Cuối cùng khách sạn mới lại hay hơn, gần trung tâm hơn, trong cái rủi cũng có cái may.
Lúc đầu mình cũng ko định tổ chức ở Novotel Thái Hà đâu, nhưng đưa 1 vài phương án thì mấy ae lãnh đạo BMW Clubs Asia lại chọn ở đó.
Lần sau phải rút kinh nghiệm là đã chốt địa điểm tổ chức là phải làm hợp đồng lock dịch vụ luôn.
Giới thiệu về sự kiện, share với người tham gia
Sau vài lần tổ chức event cho BMWCCV, thì mình thấy có 1 vấn đề khá quan trọng, đó là landing page chính thức về thông tin sự kiện.
Rất nhiều sự kiện, các anh em không có trang thông tin chính thức, nên suốt ngày phải đi trả lời người tham gia mấy cái câu hỏi dạng như:
- Khách sạn tổ chức ở đâu ấy nhỉ?
- Đặt phòng như thế nào? Chuyển tiền cho ai?
- Tối ngày ... ăn welcome dinner ở địa điểm nào? Mấy giờ?
- ... rồi hàng ngàn câu hỏi khác
Mà hãy tưởng tượng xem, có khoảng 30 người tham gia mà 30 đứa đó mỗi đứa hỏi 2-3 câu, thì mệt mỏi đến mức độ nào 😅. Chưa kể lúc chạy event bận bm lên được, hơi đâu mà trả lời. Thế nên kỳ này mình làm 1 cái landing page trên Notion xong share với tất cả người tham gia, thế là xong. Ai muốn tham khảo thì có thể xem tại https://bit.ly/agm22hn
Luôn theo dõi và update số lượng người tham gia 1 cách khoa học
Chả hiểu sao mấy ông lãnh đạo BMW Clubs Asia chẳng theo dõi số lượng người tham gia gì cả. Lúc mình hỏi có bao nhiêu người tham gia, không biết. Bao nhiêu người ăn welcome dinner, không biết. Bao nhiêu người họp, không biết. Chả hiểu các bố quản lý kiểu gì, cái đơn giản thế cũng không làm cho.
Thế là mình lại bảo Tùng Lâm phải làm 1 bảng Excel tổng hợp số lượng chi tiết từng Club một, số lượng người tham gia từng sự kiện một. Phải đi hỏi và confirm từng Club thành viên. Không có file này thì làm sao chốt được số lượng, còn đi đặt dịch vụ.
Trình chiếu phải hết tầm
Với mình thì máy chiếu chỉ phù hợp với những sự kiện nhỏ và không chuyên nghiệp. Muốn tử tế thì cứ phải màn hình LED. Một cái màn LED sẽ làm cho không khí của sự kiện thay đổi hoàn toàn: vừa nét, vừa sáng, vừa to. Chỉ có điều là BMW Clubs Asia không có budget cho màn hình LED, nên chi phí gần 20tr màn LED cho event này Club VN tài trợ.
Vì màu cờ sắc áo
Đã đến nhà tôi chơi, thì tôi phải tiếp đón nồng nhiệt. Đây còn là tầm cỡ quốc gia, nên càng phải để bạn bè quốc tế có ấn tượng tốt.
Mất 4-5 ngày tiếp đón, nhậu nhẹt, enjoy, khám phá văn hóa. Hầu như mọi người đều rất happy và nhìn nhận VN là một đất nước thú vị, dễ chịu. Và đặc biệt 10 ông thì cả 10 ông bảo: nhậu ở VN mày sướng, vừa rẻ vừa ngon, con gái lại đẹp, nhạc nghe hay :))
Tất nhiên rồi, toàn dẫn đi nhậu xem dancer trên Sparta Beer Club, rồi ra Tạ Hiện ngồi chill chill, xong lên 1900 thưởng nhạc, thì ko khen làm sao được :))
Mà lên 1900 quay đi quay lại đã thấy ông bạn Sri Lanka mồm ngậm quả bóng. Mình hỏi ơ thế ở nước mày cũng chơi cái này à? Nó bảo tao không biết, thấy bọn nó chơi thì tao cũng thử. Từ đấy thấy ông cười ko ngậm được mồm cả đêm dume :)). Ông người Đức thì bảo tao không ngờ lại có thứ âm nhạc chất lượng như thế này trong 1 con ngõ nhỏ ở Hà Nội. Tất nhiên rồi ông nội, ngõ nhỏ nhưng 30-40k$/m2 đất, còn cái club này top 100 thế giới đấy ạ. Lúc mình về là 1h30, bọn nó còn ở lại đến khi đóng cửa mới mò về. Thích hơi quá :))
Nói chung là 1 vài chia sẻ về hậu trường của sự kiện. Mỗi lần làm, ngoài việc mất thời gian và cả tiền bạc, thì học được rất nhiều thứ bổ ích.
Thấy vui vì hoạt động trong 1 cộng đồng rất ok. Và được sự ủng hộ, giúp đỡ của rất nhiều anh em trong BMWCCV.
Chơi đam mê thì cũng phải chơi cho tử tế, còn không thì thôi nghỉ!
Comments ()