14 Th08 2022 16 min read Sở thích, BMW

Lại 1 national event cho BMWCCV: BIMMERTRIP ĐÀ NẴNG 2022. Chia sẻ kinh nghiệm tổ chức

Aiza làm không lo làm, suốt ngày lo mấy cái việc Club.

Chả là 2021 vì ảnh hưởng của Covid-19, nên kế hoạch tổ chức sự kiện toàn quốc cho BMW Car Club Vietnam bị stop, mặc dù đã khảo sát và lên khung chương trình hết rồi. Thôi cũng may là stop sớm, vì năm 2021 là cái năm mà chẳng ai làm được việc gì nên hồn.

Năm nay thì cũng hơi căng, tháng 3 vẫn còn đang ảnh hưởng bởi dịch, vẫn đang cách ly. Tháng 4 mới bắt đầu bình thường trở lại, thì lúc đó dân tình đang mải mê kiếm ăn kiếm sống rồi, hơi đâu lo mấy vụ chơi bời. Mình cũng không định tổ chức sự kiện cho Club, vì (1) là nếu có làm, thì phải làm trong tháng 7, muộn hơn không được, mà lúc đó là tháng 4 rồi, (2) là năm nay không biết có đủ số lượng người tham gia ko, vì vừa hết dịch xong, (3) là công việc cá nhân cũng rất bận, vừa hết dịch xong bao thứ việc đổ lên đầu.

Nhưng rồi vì anh em thúc quá, kiểu mọi người cũng muốn đi chơi với Club. Mình thì thôi nghĩ đi nghĩ lại, nếu hơi ngại 1 chút, ko tổ chức cũng ko sao đâu, nhưng lại lỡ mất 1 năm không có sự kiện lớn cho Club, thì cũng dở.

Thế nên là thôi đành cắm đầu đi mà làm, trong điều kiện có thể. Và may mắn là sự kiện đã diễn ra tốt đẹp từ 13 đến 17/7 vừa rồi. Và đến giờ là sau 1 tháng mới viết được bài tổng kết trên blog này.

So với BIMMERFEST năm 2020 thì chương trình năm nay là BIMMERTRIP, đơn giản hơn, tập trung vào đi chơi hơn là các chương trình liên quan đến xe. Do đó việc tổ chức cũng có phần đơn giản hơn.

Mình không phải là người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, team mình cũng không có nhiều kinh nghiệm, mọi việc được làm theo kiểu vừa làm vừa mò, làm vì đam mê thôi. Sau khi tổ chức thì cũng có 1 số kinh nghiệm chia sẻ với mọi người ở đây, để có thể có ích cho ai đó sau này có tổ chức các sự kiện tương tự.

Định hướng tổ chức

Do điều kiện có hạn, nên event lần này mình tổ chức theo style:

Ăn chơi là chính, ít chương trình liên quan đến xe, đồng nghĩa với việc giảm tối đa gian hàng, đối tác, nhà tài trợ.
Có bao nhiêu người tham gia thì tổ chức bấy nhiêu, không cần thiết số lượng lớn.
Lỗ bao nhiêu cũng không quan tâm (event nào mà chẳng lỗ)
Dù điều kiện có hạn nhưng ăn chơi, diện mạo, hình ảnh cứ phải gọi là hết bài. Sự kiện national event cho BMW Club cơ mà, lom dom quá thì thôi tổ chức làm gì. Đã làm thì phải làm cho ra hồn.
Mọi thông tin về sự kiện luôn được post rất rõ ràng và public. Điều này cũng rất quan trọng trong các sự kiện, để tránh các xích mích chỉ vì không tin không rõ ràng, đặc biệt là những vấn đề liên quan đến tiền.

Team tổ chức & giúp việc

Đa số là người quen và nhân viên của mình.

1 đứa lo việc thiết kế, in ấn merchandise, làm việc với team Media (quay, chụp)
1 đứa lo phần làm việc với các đối tác, nhà tài trợ (bạn này ở SG, là người của Club)
1 đứa lo quản lý đồ đạc của event (cờ, áo đồng phục, event kit ...), mang ra setup, dọn dẹp vào sau sự kiện.
2 đứa lo việc đăng kí tham gia, thu tiền, checkin khách ở từng chương trình nhỏ, bán đồ event tại chỗ.

Nói chung năm nay trút được quả gánh nặng đăng kí thành viên, thu tiền sang 1 người chuyên trách, làm mình đỡ mệt hơn rất nhiều. Chứ mọi năm đến khổ vì vụ này.

À mà các sự kiện lớn của BMW Club, mình không bao giờ nhận đăng kí phòng ngủ tại điểm event cho các thành viên, mà để họ tự đăng ký hoặc thông qua agency của chương trình. Mình thấy nhiều club tổ chức sự kiện mà còn lo việc book phòng cho các thành viên, thì đúng là 3 đầu 6 tay, vì cái vụ book phòng này cực kỳ mệt. Nào là người thích phòng view này, người thích phòng view kia, xong thay đổi số lượng phòng, thay đổi ngày ở, ..v.v. đủ các thứ chuyện. Mà có phải 10-20 người đâu, cả vài trăm người.

Kênh thông tin chính thức về sự kiện

Website

Xác định là website vẫn là nơi tốt nhất và formal nhất để post thông tin event, vì (1) là website là kênh thông tin chính thức của Club, (2) là nó dễ tổng hợp và không bị trôi như trên mạng xã hội, (3) là nếu có bên thứ 3 (đối tác, nhà tài trợ, truyền thông, báo chí) nhìn vào thì họ sẽ thấy đây là 1 event được tổ chức nghiêm túc.

Web chứa toàn bộ thông tin event, với link khá ngắn gọn: www.bmwclub.vn/bmt22

Ơn giời là mình vừa chuyển platform của www.bmwclub.vn từ Xenforo (dạng forum) sang Ghost.org - và cái Ghost này nó giúp mình cực kỳ nhiều trong việc post thông tin event:

Ghost viết bài rất nhanh và tiện. Chèn ảnh và video cứ gọi là super easy.
Giao diện rất dễ nhìn, không lằng nhằng và nhiều format khi viết bài như Wordpress hay Xenforo.
Có thể tạo nhanh các đường link ngắn gọn cho bài viết, ví dụ www.bmwclub.vn/bmt22 thay vì www.bmwclub.vn/bimmertrip-da-nang-2022-su-kien-lon-nhat-nam-danh-cho-nguoi-dam-me-bmw
Có thể embed form đăng kí từ Airtable một cách dễ dàng, ví dụ ở trang www.bmwclub.vn/bmt22-form
Tốc độ load của Ghost thì cũng là tuyệt đỉnh luôn.

Nói chung khá là chim ưng cái platform này (blog mình đang viết cũng làm trên Ghost)

Mạng xã hội

Một phần không thể thiếu rồi. Cũng may là BMWCCV có hệ thống Facebook Page, Group public, Group nội bộ khá ok nên việc lan truyền thông tin cũng thuận lợi.

Các nhóm chat Zalo

Đây là một phần không thể thiếu. Những người tham gia được invite vào nhóm Zalo để tiện trao đổi và nhận thông báo. Ngoài ra, những người trong đoàn Hà Nội hay Sài Gòn có nhóm riêng để các trưởng đoàn dễ dàng liên hệ với nhóm của mình.

Nói chung Zalo mình vẫn thấy là một phần mềm chat quá nhiều chức năng mà hiếm thấy app nào qua nổi. Vừa dễ tag @all, vừa tạo bình chọn nhanh chóng, rồi dễ pin bài nữa. Chưa kể nó còn có chức năng share live location rất là tiện trong quá trình đi road-trip, giúp mọi người biết được những người trong đoàn đang đi đến đâu rồi.

Lynktree

Năm nay có thêm 1 cái mới là mình dùng Lynktree để tổng hợp các link quan trọng của sự kiện, mọi người dùng cũng thấy khá tiện: https://linktr.ee/bimmertrip2022

Đăng kí và quản lý thông tin người tham gia

Cái này rất quan trọng với người tổ chức, vì nếu ít thông tin thì ko sao, chứ nhiều người + nhiều trường thông tin sẽ cực kỳ loạn, dẫn đến nhầm lẫn linh tinh cả.

Mình thì rất thích quản lý thông tin dạng như này, nên phần này mình làm tương đối kỹ, và cũng sẽ nói khá kỹ ở bên dưới.

Ví dụ như event này thì mình sẽ phải quản lý:

Thành viên nào, Club ID bao nhiêu.
Số điện thoại, địa chỉ.
Đi bao nhiêu người lớn, trẻ em 6-12 tuổi, trẻ em <6 tuổi.
Có đi xe không? đi bao nhiêu xe? Model, biển số (để phục vụ 1 số việc liên quan đến đối tác, ví dụ ai đăng ký thì được rửa xe miễn phí, bên cung cấp dịch vụ cần check biển số xe trên hệ thống xem có đúng xe đăng kí tham gia không...)
Size áo event, số lượng áo mỗi size.
Đăng kí chương trình nào? (có 3 chương trình con trong sự kiện, và người tham gia không bắt buộc phải tham gia hết cả 3)
Đặt cọc bao nhiêu tiền, đóng full bao nhiêu tiền, đã đóng đủ tiền chưa?
Thành viên nào đã có bộ đàm? thành viên nào cần thuê bộ đàm?
Theo dõi việc ship event kit (áo event, vòng tay, vé tham gia, voucher đối tác ..vv..) và decal dán xe.
Và phải trích xuất dữ liệu để phục vụ chương trình bốc thăm trúng thưởng nữa (mình demo ở bên dưới)

Mà không chỉ quản lý dữ liệu cho riêng mình, mà còn phải:

Share với team tổ chức (có phân quyền ai xem được dữ liệu gì)
Share với đối tác (ví dụ danh sách xe + biển số của người tham gia, để những người đó hưởng dịch vụ từ đối tác - và đối tác cũng cần check biển số cho đúng người đúng xe tham gia)
Share với người tham gia, để họ có thể check lại thông tin đăng kí của mình xem có bị nhầm lẫn gì không.

Để giải quyết các việc này thì mình thường dùng Airtable - và nó thực sự hữu hiệu. Toàn bộ database thành viên của BMWCCV mình dùng ở Airtable, nên việc link dữ liệu qua lại giữa database thành viên club và người tham gia event là rất dễ. Ngoài ra Airtable cũng có chức năng tạo form đăng kí rất tiện. Mình có demo một số ảnh như bên dưới nhé:

Mọi thông tin, kế hoạch đều rõ ràng

Làm việc với mình thì cái gì cũng phải rõ ràng. Rõ ràng để trong nội bộ BTC với nhau không phải hỏi nhiều. Rõ ràng để người tham gia không bị miss thông tin hoặc nhầm lẫn.

Mọi thứ đều được post lên website của dự kiện, hoặc làm bằng ảnh:

Có Agency lo bớt việc

Thực ra các event lớn trước giờ của BMWCCV đều có agency sự kiện trợ giúp, chứ 1 mình thì không thể làm hết việc được, với cả không có chuyên môn. Mặc dù biết thuê agency thì 1 số chi phí sẽ cao hơn, nhưng thôi sự kiện vui chơi mà, có chơi thì có chịu chi thôi.

Năm nay cũng may tìm được 1 bên agency là HSV Event trong Đà Nẵng rất ok và supportive, nên mọi chuyện đều suôn sẻ.

Ngoài ra mình cũng có 1 agency hỗ trợ đặt phòng là TOP Travel - đã quen làm với nhau từ thời Bimmerfest 2020.

Venue cho các sự kiện

Nếu ở miền Trung thì không nơi nào vượt qua được Đà Nẵng về các venue tổ chức sự kiện. Và năm nay cũng rất may là mình chọn được những địa điểm tổ chức tuyệt vời cho 3 chương trình:

Welcome Party ở Nhà hàng 4U Beach Restaurant: quy mô vừa phải, chi phí phù hợp, đặc biệt là ở mặt biển tạo ra cảm giác rất ok cho anh em. Hôm tổ chức Welcome Party, đáng lẽ lúc đầu tổ chức ở 1 sân ngoài trời ở tầng 3, nhưng do mình ngửi thấy mùi có thể mưa nên đã báo chuyển vào trong nhà. Cũng may là sát khu sân ngoài trời đó có 1 phòng tiệc vừa vặn 120 khách, không gian cũng rất ok. Và cũng may thêm nữa là ... hôm đó mưa thật. Nếu không quyết chuyển vào trong nhà sớm thì chắc là hỏng cả bữa tiệc.

Pool Party ở Blush Beach Club: nói chung là một địa điểm quá tuyệt vời. Các bạn xem ảnh và video sự kiện thì cũng đủ thấy rồi: venue tuyệt đẹp, bãi cỏ đẹp, bể bơi đẹp, bãi đỗ xe đẹp, bãi biển đẹp, cái gì cũng đẹp hết, kết hợp với sự kiện của BMWCCV quá đẹp nữa tạo nên một không khí tuyệt vời cho buổi Pool Party này. Đặc biệt là ở đây có bạn Ruby là giám đốc, anh Hùng quản lý cực kỳ nhiệt tình và supportive, gần như hỗ trợ sự kiện bằng mọi giá, không nề hà việc gì. Nghĩ lại thấy hơi tiếc là không chụp ảnh với 2 người này 1 kiểu làm kỷ niệm.

Gala Dinner ở Temple Resort: khu này cũng đẹp, mà vui cái là có khu tiệc sát cái bể bơi, báo hại lại là 1 ngày ướt nhẹp. Mà hôm gala đó cũng vui, gần như không có ai ra về là còn khô, kể cả em MC.

Thiết kế & ấn phẩm

Năm nay mình khá ưng về diện mạo của các sự kiện. Từ logo event, đến các thiết kế, decal dán xe, thiết kế áo, vòng tay và đồ event khác nhìn khá bắt mắt.

Với các event, đặc biệt là về xe như thế này, thì diện mạo rất quan trọng, nó ảnh hưởng rất lớn đến không khí của sự kiện. Nếu ai đó mà làm cẩu thả, không tâm huyết thì nhìn event chán đời và nhạt ngay. Cũng may là mình và designer (Lâm) rất hợp về tư duy thẩm mỹ và thiết kế, nên làm khá nhanh và hiệu quả.

Decal dán xe:

Một số đồ merchandise:

Về đồng phục event thì năm nay được YODY tài trợ áo nên chất vải rất đẹp, cộng với thiết kế đơn giản nhưng khá chỉn chu như mọi năm, in cũng chất lượng tốt (mình lấy phôi áo của YODY và mang đi tự in ở nơi ok nhất). Nhiều người sau event vẫn mặc áo, và mua thêm áo mặc dần.

Một cái rất quan trọng trong các event của BMWCCV là cờ bãi biển. Mình rất rất kĩ tính trong việc chọn cờ này, đặc biệt là chất vải phải nhìn xuyên qua và tạo cảm giác "mềm", chứ nhiều đơn vị làm cờ bãi biển ở VN in trên loại vải đặc và cứng, nhìn rất chán, mà nó còn nhăn nữa. Năm trước làm Bimmerfest là mình phải đặt cờ từ Trung Quốc về, năm nay bên đó cấm biên, may sao tìm được chỗ in cờ ở VN chất lượng cũng khá ok, chỉ có điều là giá đắt gấp 3 lần mua từ TQ về.

Riêng các thể loại banner, backdrop thì lúc nào cũng phải lung linh rồi, nhưng thiết kế dưới dạng rất clean:

Về app thiết kế thì bọn mình dùng Photoshop kết hợp với Canva, rất tiện.

Tổng kết

Nói chung là một event khá trơn tru (và may mắn vì được thời tiết ủng hộ). Năm nay rút kinh nghiệm nhiều hơn từ các event trước nên làm nhanh gọn nhẹ.

Với mình thì các event lớn của BMWCCV, đã không làm thì thôi, nhưng làm thì phải rất cẩn thận và chỉn chu. Mình coi nó như công việc nên làm khá nghiêm túc, nhưng cũng không có nhiều áp lực vì coi nó như một thứ để giải trí, để chơi, mà chơi thì không thấy ngại hoặc vất vả gì cả.

Qua việc tổ chức các event như thế này thì mình học được khá nhiều thứ về tổ chức và quản lý các công việc, rất thú vị!

Ai muốn xem bài viết tổng kết event thì click vào link dưới nhé: